日記

【日記】アナログタスクを仕事にするな

投稿日:2019年1月31日 更新日:

アナログタスクを仕事にするな。

busy状態を自ら招く人

今やるべきか判断できない作業を、ひたすらにこなしているのはとても良くない。ガチで良くない。上司に指示されたからといって、何のために今の作業をしているのかを常に考えるべき。そして、本当に必要なタスクなのか、もっと簡略化できないのかを常に考察する意識を持ちたい。

前記事で綴ったように、「意思決定に繋がるために作業をするべき」である。出来るだけ無駄を省いて、時間をかけずに省エネ型でプロジェクトを進めていくにはどうすれば良いかを考える。振られたタスクをとりあえず頑張るなんてのは、あまりにも自分のアタマで考えられていない。考えていないから、busy状態を自ら招いているとしか思えない。

これってアレだわ、「イシューからはじめよ」の犬の道の話にもつながる。労働量によって、つまりは努力と根性によって、タスクを処理しようというアプローチは私には適応できない。というか、適応したくない。

働き方改革とか云々言う前に、どの部分に、どれくらいの時間をかけるかを見極めてから作業に入る必要がある。実際はそこまで注力しなくて良い部分に、時間と手間をかけすぎている。最悪、個人の趣味ならいい(いや…本当はよくないと思っているので、これは後述する)でも、チームで仕事をするのに、忙しいことを理由にして時間を守らないのは、あなたって本当に忙しいんですか!って言いたくなる…。

無駄なタスクを削ぎ落とすことが重要。特に、アナログタスクは出来る限り自分では実行しない。やれば出来るけど、実行しない。自分に絶対的な自信があればいいけど、他の人がやった方が処理スピードが早いのであれば、他者に任せた方がいい。自分で全部やろうとする方が、傲慢な考え方だと思う。あらゆる作業を自分で補えるほど、自分って優秀ですか?少なくとも私は、そんな能力ありません。

機動性を維持するために。

*自分で出来そうだけど、時間がかかるからやらない。

担当レベルの人にありがちなのが、膨大で緻密な資料を残すことに躍起になってしまうこと。情報量は多いかもしれないが、集約されていない情報は結局使い勝手悪い。情報のプラットフォームとして機能させることを考えているのであれば、シンプルに情報を整理しておくべき。承認欲求を得るために、細かい部分まで注力したことを残そうと思うような仕事振りはやめませんか。本当に残業する必要あるん?

残業至上主義が今でも蔓延っていて、残業している人が頑張ってて偉いみたいな雰囲気が未だにある。果たして本当にそうだろうか。事務作業能力の高い人が繁忙期に限って残業するのは理解できるものの、年がら年中残業している人は、単に作業時間の見積もりを考察できていないだけに思う。むしろ、残業しない人を褒め称えて、賞与を贈呈すべき。多分、残業したら残業代が支給されるので、1人称及び3人称視点からも努力している錯覚に陥ってしまうのだろう…。

私は、意思決定に必要な資料作成も出来るだけ簡潔に作って、例えば結論と根拠資料だけ備えてあれば良いくらいに思っている。経緯は、ちょろっとメモ書きで残しておく程度でいい。

自分で出来そうだけど、時間がかかるからやらない判断ができるようになること。細部まで目を通そうと思えばできるかもしれないが、プライオリティの高い部分に時間と手間をそそがなくては意味がない。プライオリティの判断ができないのなら、周囲に確認すればいいだけのこと。

*タスクに違和感を持つこと

要するに、アナログタスクを仕事と思っちゃいけねえ。いやぁ…仕事が忙しくて〜って言ってる人に限って、資料作成の処理スピードを上げるための工夫をしていなかったり、アナログタスクを全部自分でやろうとしてしまっている。意識しているのは、以下のこと。

*事務処理タスクのフロー(簡易版)
①:作業時間の見積もりを、ある程度正確に設定する。
②:課題解決するための仮説を複数立案し、最適な打ち手を決定する。
③:ロジック構築のための情報を、短時間で抜き取る。
④:意思決定に必要な資料作成を、素早く実行する。

文字にするとこんなことくらいだが、これが結構出来ていない。働き方の重要項目である機動性を維持するためには、このフローを徹底する必要がある。無駄なタスクを実行してしまった場合は、深く反省して改善すべき。

そういう視点で生活していると、仕事上のあらゆるタスクに疑問が生まれてくる。慣例的に処理されてきたタスクが、本当に必要かどうかを見極める習慣が産まれる。私はそういう視点を大事にしている。違和感をきちんと覚えて、改善させることは仕事だけに適応できる術ではない。

今を閉じ込めること

今までアホみたいに「問題解決」の類の書籍を読んだのも影響していると思うが、この発想に切り替わってきているのはクリエイティブで自由な作業を本格的にし始めたからだと思う。

前文で「最悪、個人の趣味ならいい」の後に注釈を入れて、その考え方を否定した。なぜならクリエイティブで自由な作業ほど、アウトプットまでの機動性が重要だから。例えば、作曲だと気分によって使用したい音色やコードが変わってくる。でも、重要なのは今の気持ちを閉じ込める作業であって。

今の気持ちを閉じ込めるには、アウトプットまでのスピードがどうしても必要。技術習得が出来上がっていない状態なら、PDCAサイクルを回してアウトプットしながら作品の精度を高めていくほかない。

優先されるべきは、今を閉じ込めること。それには、どんな形であれアウトプットするしかない。

アナログタスクに時間を費やす人

私は「そんなに急いでどないすんねん!」的な言葉を投げかけられることが度々あるんだけど、プロジェクトの品質を落とさないために急ぐ必然性があるんです。ってか、ダラダラやってていいことなんて1つもねぇから。機動性を緩めて良いことがあるなら、教えて欲しい。

それでよ。私が苦手なアナログタスクに時間を費やしている人の特徴が分かってしまった。

残業を許容する人

*アナログタスクに囚われている人
・アウトプットまでの機動性を重要視していないために、とにかく意思決定が遅い。
・プライオリティの設定が下手で、何でも手を出す。どこにどれくらいの時間をかけるか決めていない。
・感情がルサンチマンに支配され、課題に対する改善意識が薄いために誠実さが欠如しているように見える。

こういう人って、大体が残業好き。好きというか、残業することを許容している。残業することで、仕事をしていると勘違いしている。場所と時間を提供することによって、給料を貰う考え方は理解できない。「残業」はまさに場所と時間を拘束することによって発生する代金で、成果報酬と真逆の発想。

仕事が生きがいで、残業も好きならええねんけどさぁ…そうじゃない人で、仕事を失ったら本当にしたいことって何ですか?

人生レベルでやりたいことをポートフォリオとして組み立てている人であれば、残業を許容するわけがない。1日をダラダラと過ごしていいわけがない。

自分の知識不足で残業せざるを得ないと思っている新人さんもいらっしゃると思うが、知識が体系化されていないことが問題で。情報のプラットフォームができていない方が問題だと私は思う。それに、新人に対して過剰なタスクを割り当てているのは組織の問題では?

残業しないといけないくらいの業務量になっているのが問題で、あなたの能力とか知識不足が原因ではない。アナログタスクに囚われている人でなければね。

マンパワーを欲するな

1人あたりの作業量を減らすには、「マンパワーを増やす、タスクを減らす、オートメーション化する」といった要素があると思う。この中で、タスクを減らすのはサービスの品質を落とせない観点から難しい。

業務量が増えれば、処理スピードが追いつかない状況に陥る。多くの組織の場合、その状況を打開するためにマンパワーで補おうとする。だけど、人口減少が本格的に到来するこれから時代において、どうやって優秀な人材を集められるのか?マンパワーを上げても、個々の修練度レベルが一定以上でなければ、その効果を発現できない。

組織の上層部は、煩雑化するタスクをマンパワーでしか補おうとしない。というか、オートメーション化する考え方が鼻から無い。おっさん達は経験的にシステムをオートメーション化することに慣れていないのと、その方法を提案することができない。努力と根性によって、残業をしながら課題をこなしてきたという謎の自信がある。それを部下に強要しているだけなんやで。

マンパワーでは補えないことは薄々感じつつも、代替できるオートメーションを模索しないのは意味がわからない。そして、システムのオートメーション化を毛嫌いしている連中も信じられない。そうであれば、オートメーション以外で代替するシステムを提案してほしい。

オートメーション化にあっては、確かに最初は不完全な部分もあると思う。試験的に実施していくことで、実践作業に馴染ませる期間が必要で、即時性は得られないかもしれない。それを必要なコストと判断し、マンパワーに頼らない感覚を持ちたい。

人為的ミスを誘発するシステム

アナログタスクを、人間のアナログチェックによって処理することが、人為的ミスを削減する効果的な手段とは思えない。

出来ないことが悪いんじゃなくて、出来ない環境になっていることが悪い。と思っている。マンパワーを使わなくても良い、人為的ミスを軽減できるようなシステムになってない方が悪い。自分が悪いを簡単に受け入れちゃダメ。

ただし、プロジェクトを回すのに最低限の知識は当然必要で。レストランの経営者であれば、味が分かっていないのにお客さんに料理を提供することはできない。でも、同じ料理を提供するなら、出来るだけ素早く効率的に、マンパワー無しで提供できた方が良くないですか?

人の手が入ることで性能やデザインが向上する性質のあるサービス内容であればマンパワーは必要だと思うけれど、特に事務作業においては、手入力をすることによって逆に人為的ミスを生みやすいタスクが多い。少なくとも、私の職場はそこに該当する。

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